Documenten aanleveren met Receipt Bank

Stap 1.

Ga naar Add Items.

Stap 2.

In de groene menubalk vind je verschillende methoden om documenten aan te leveren. Bij IBEO ondersteunen wij de volgende drie methoden, namelijk:

  1. Upload
  2. E-mail
  3. Apps

Klik op de methode die je wilt gebruiken om verder te gaan.

Upload.

Je kunt op drie manieren documenten uploaden, namelijk:

  1. Eén pdf met één factuur
  2. Eén pdf met meerdere facturen (deze moeten dan allemaal één pagina zijn)
  3. Meerdere pdf’s met één factuur in een Zip-bestand

Kies boven het groene veld waarin staat “drag and drop your items here” voor de methode die voor jou van toepassing is. Heb je één pdf met één factuur of een Zip-bestand met meerdere pdf’s? Kies dan voor de optie “Single item files and ZIP files”. Heb je één pdf met daarin meerdere facturen (dit is waarschijnlijk dus een scan), kies dan voor de optie “Multiple item PDFs. Nadat je de keuze hebt gemaakt kun je de bestanden uploaden. Dit doe je door ze vanaf je computer in het groene veld te slepen of door op de witte knop “Click here to select files” te klikken. Vervolgens verschijnen onder het groene veld de resultaten. Vanzelfsprekend geeft een groen vinkje aan dat het gelukt is en een rood kruisje dat het mislukt is.

E-mail.

Selecteer in de groene menubalk de methode E-mail. In het scherm dat verschijnt staat het e-mailadres dat je kunt gebruiken om documenten aan te leveren. Je kunt inkoopfacturen rechtstreeks naar dit e-mailadres mailen. Dit kunnen bijvoorbeeld pdf bestanden zijn die je als bijlage verstuurt, maar het kan ook een e-mail zijn waarin de factuur als tekst staat weergegeven. Je hoeft geen tekst en uitleg te geven in de e-mail, want dat kunnen wij namelijk niet lezen. In Receipt Bank ontvangen wij enkel de ingestuurde factuur.

Apps.

Om aan te kunnen leveren via de app dien je de IBEO app te downloaden op je smartphone. De app is beschikbaar voor zowel iPhone als Android-toestellen. Nadat je de app gedownload hebt en bent ingelogd met je login-gegevens (ben je deze kwijt? stuur een mail naar vragen@ibeo.nl), kun je documenten fotograferen door in de app te klikken op de knop “Add a new item”. Nadat je een item hebt ingediend kun je de status terugvinden door in het hoofdmenu van de app te klikken op “See previous items”. Bij ieder ingediend item staat de status. Status “Completed” wil zeggen dat de bon met succes is verstuurd naar Receipt Bank.