Het facturatiesysteem van IBEO is zo gemaakt dat jouw factuur altijd strak de deur uitgaat. Om jezelf veel tijd te besparen is het handig om het systeem van tevoren goed in te richten. Als je het voor gebruik namelijk goed instelt hoef je daar tijdens het maken en versturen van facturen niet meer naar om te kijken.

Logo en factuurgegevens

In IBEO factureren ga je linksboven in het dropdown menu naar ‘Instellingen’. Er verschijnt een popup. In deze popup kun je linksboven een logo uploaden. Dit doe je door in het grijze vlak te klikken of door een logo vanaf je computer in het vlak te slepen. Het logo wordt automatisch aangepast in formaat, zodat het mooi op de factuur komt te staan. Aan de rechterzijde vul je jouw eigen contactgegevens in. Deze komen als afzender op de factuur te staan. Mocht je van alle uitgaande mails (waarin jouw facturen verstuurd worden) een kopie willen ontvangen, vul dan je eigen e-mailadres in bij ‘Standaard cc adres’.

 

Footer en e-mailteksten

Bij de velden ‘Footer’ en ‘Standaard e-mailtekst’ staan standaard al teksten voor je ingevuld. Indien je niks wijzigt, zullen deze worden gebruikt op de factuur. De e-mailtekst kun je overigens ook nog eenmalig aanpassen voordat je een factuur verstuurt. Maar, als je het jezelf gemakkelijk wilt maken vul je hier één keer een tekst in die jij goed vindt. Door gebruik te maken van de ‘tags’ kun je variabelen toevoegen. Zo kun je bijvoorbeeld de tag {factuurnummer} gebruiken om het systeem standaard het correcte factuurnummer te laten invullen. Ga je bijvoorbeeld factuurnummer 101 uitsturen, dan zal het systeem in de e-mailtekst de tag {factuurnummer}  vervangen voor ‘101’.