Heb je een medewerker die declaraties in mag dienen? Betaalt deze medewerker de aankopen dan in eerste instantie uit eigen zak en betaal jij die later als werkgever terug? Stuur dan een mail naar geertensjoerd@ibeo.nl om welke medewerker het gaat en laat ons een gebruiker voor deze medewerker aanmaken. De medewerker kan vervolgens de IBEO app downloaden en inloggen met de gegevens die wij naar hem / haar toe zullen sturen. De medewerker kan alleen bonnen indienen, verder niets. Hij / zij kan ook alleen zijn of haar eigen bonnen terugkijken. Let op: Gaat de medewerker uitdienst? Vergeet dan niet aan ons door te geven dat we deze gebruiker op inactief zetten.

Gedeclareerde bonnen verwerken in een declaratieformulier

Nadat jouw medewerker een bon heeft ingediend kun jij deze goedkeuren. IBEO zal de ingediende bonnen niet verwerken en dus niet opnemen inde administratie voordat jij deze hebt goedgekeurd. Om een of meerdere bonnen goed te keuren maak je een declaratieformulier aan. In Receipt Bank heet dit een ‘Expense report’. Dit doe je door na het inloggen bij Receipt Bank naar de tab ‘inbox’ te gaan. Daar kun je de kolom ‘user’  sorteren op alfabetische volgorde, zodat je alle bonnen van een bepaalde medewerker bij elkaar ziet staan. Je kunt nu van een of meerdere bonnen een expense report opmaken. Dit doe je door de bonnen te selecteren en vervolgens op de knop ‘Add to expense report’ te klikken. Hier vul je de naam van de werknemer in en de datum waarop je de declaratie terugbetaalt aan de werknemer. De eerstvolgende maandag zullen wij deze verwerken. Voor een strakke administratie betaal je het gemaakte declaratieformulier uit op de datum die je hier hebt opgegeven.

 

Reeds gemaakte declaratieformulieren terugvinden

Nadat je een declaratieformulier hebt aangemaakt zal deze in de inbox blijven staan. Deze moet namelijk eerst nog door IBEO verwerkt worden. Nadat wij deze hebben verwerkt verhuist het formulier naar het archief. In het archief vindt je declaratieformulieren snel terug door onder de zoekbalk op ‘Advanced’ te klikken. Daar zet je bij ‘Item Type’ het filter ‘Expense report’ aan. Nu zie je alleen de expense reports. Door erop te klikken kun je het formulier openen en zie je welke bonnen erbij horen.