Receipt Bank is het systeem waarmee IBEO de inkoop documenten verwerkt. Let op: dit systeem accepteert dus geen verkoopfacturen, salarismutaties, juridische documenten, etc. Het beste kun je de facturen en bonnen direct nadat je ze ontvangt naar Receipt Bank sturen. Dit is voor ons uiteraard prettig, maar het gaat jezelf ook tijd besparen. Alles wat je namelijk aanlevert voordat wij de bankafschriften verwerken (wekelijks op maandag), kan direct worden verwerkt en zorgt voor een schone administratie met voor jou een helder overzicht van openstaande facturen. Hieronder vind je de drie manieren van aanleveren waar IBEO en Receipt Bank mee werken. Heb je vragen? Neem dan contact met ons op.

Aanleveren via e-mail

Je kunt documenten rechtstreeks naar Receipt Bank sturen. Je hebt hiervoor een uniek e-mailadres bij Receipt Bank. Dit e-mailadres vind je door na inloggen te gaan naar het menu ‘Add items’. Binnen Add items ga je naar ‘Email’. Daar vind je dik gedrukt jouw e-mailadres. Naar dit e-mailadres mag je alleen documenten sturen met daarin één factuur. Pdf bestanden waar dus meerdere facturen van één pagina inzitten kun je niet via Email aanleveren. Let op: teksten / toelichting op de facturen in de e-mail zelf worden niet gelezen.

 

Aanleveren via de app

Voor zowel de iPhone (ios) en Android toestellen hebben wij een app beschikbaar. De app leent zich goed voor het doorsturen van kleine bonnetjes. Facturen op A4 formaat gelieve aan te leveren via Email of Upload. Dan zijn ze beter leesbaar en het is voor jezelf een stuk gemakkelijker. De app kun je installeren door hem te downloaden in de app stores van Apple en Google. Zoek naar de app ‘IBEO’ en je  zult de juiste vinden. Na het installeren log je in met de gegevens die wij je per e-mail toegestuurd hebben. Let op: alle bonnen die je met dit account aanlevert worden gezien als uitgaven met de zakelijke pinpas / creditcard of cash. Heb je iets voorgeschoten met je privé geld? Dan is dat een declaratie. Daarvoor dien je nog een account aan te maken. Hoe je dat doet, lees je hier.

 

Aanleveren via de upload functie

Facturen die je digitaal hebt kun je het snelst aanleveren via de upload functie in Receipt Bank. Deze vind je door inloggen te gaan naar het menu ‘Add items’ en vervolgens naar ‘Upload from computer’. Hier is het belangrijk dat je eerst nagaat wat voor document je wilt uploaden. Gaat het om een document met daarin één factuur (ongeacht het aantal pagina’s)? Dan kies je voor de optie ‘Single item in every file) en selecteer je de bestanden van je computer. Wil je een document uploaden waar meerdere facturen in staan (ze mogen dan wel allemaal slechts één pagina groot zijn)? Dan kies je voor de optie ‘Multiple items in PDF files’. Deze optie is handig wanneer je bijvoorbeeld een scan hebt gemaakt van een stapel facturen. Let op: Als er facturen bestaande uit meerdere pagina’s in zo een verzamel document zitten, dan gaat het niet goed en weet Receipt Bank niet welke pagina tot welke factuur behoort.