Wanneer je een eenmalige factuur wilt gaan versturen kies je linksboven in het dropdown menu voor ‘Nieuw’. Standaard staan de instellingen klaar voor het aanmaken van een eenmalige factuur. De factuur die je opmaakt kun je later direct versturen of opslaan.

Klant en factuurdetails instellen

Heb je al een klant aangemaakt? Dan kun je deze selecteren door in het veld ‘Selecteer een klant’ de naam van deze klant te typen. Betreft het een nieuwe klant? Dan kun je naast dit veld op het groene knopje klikken. Je kunt nu een nieuwe klant aanmaken. Overzicht over je klanten? Dat vind je in het menu ‘Klanten’, meer informatie daarover vind je hier. Nadat je de klant geselecteerd hebt stel je de factuurdetails in, dit doe je door naast de balk met details (factuurnummer, factuurdatum, vervaldatum) op het potlood te klikken. Hier geef je de factuurdatum aan en de betalingstermijn van de factuur. Dit is de termijn waarin jouw klanten de factuur moeten betalen. Dit komt standaard ook in de footer te staan. Een factuur kan in het Nederlands en Engels opgemaakt worden. De taal waarin de factuur wordt opgemaakt selecteer je hier ook.

 

Factuurgegevens invullen

Klik op de grijze tekst ‘Klik hier om factuurregels toe te voegen’. Hier geef je aan of je de gegevens op de factuur inclusief of exclusief btw in wilt vullen. Het systeem rekent zelf de tegengestelde bedragen in (vul je het inclusief in, dan zal het systeem zelf ook exclusief berekenen). Optioneel kun je een kortingspercentage invullen dat wordt toegepast op de gehele factuur. Mocht je hier een percentage invullen, dan hoef je daar zelf geen rekening mee te houden met het later invullen van de bedragen. Nadat jij de regels hebt ingevuld zal het systeem automatisch de korting berekenen en deze op de factuur zetten. Bij het invullen van de factuurregels selecteer je zelf de juiste BTW codes. Twijfel je over de BTW? Neem dan contact met ons op, zodat we je kunnen helpen. De omzetgroep die je selecteert komt niet op de factuur te staan, maar is puur voor de verdeling van jouw omzet in de administratie. Dit verschaft jou een goed inzicht in je eigen cijfers. Mocht je een andere verdeling willen dan dat je nu hebt, neem dan contact met ons op. Als je klaar bent, klik je op de knop ‘Factuur afronden’. De factuur wordt nu verstuurd naar de administratie. Je kunt vervolgens kiezen of je de factuur wilt downloaden (zodat je deze zelf uit kunt printen) of direct wilt e-mailen naar je klant. Uiteraard kun je de factuur altijd later nog terug vinden in het archief en ook vanuit daar opnieuw downloaden of e-mailen.

 

Factuur afronden

Alle factuurregels ingevuld? Klaar om geld te verdienen? Dat is mooi, klik dan rechtsboven op de knop ‘Factuur afronden’. Je kunt nu de keuze maken tussen ‘Factuur opslaan’ en ‘Factuur versturen’. Als je kiest voor Factuur opslaan wordt de factuur opgeslagen onder concepten. Deze kun je dan op een later tijdstip nog wijzigen of versturen door linksboven in het dropdown menu voor ‘Concepten’ te kiezen. De factuur gaat dus nog niet naar de klant en wordt nog niet geboekt in de boekhouding. Kies je voor Factuur versturen, dan wordt de factuur juist wel geboekt in de boekhouding en wordt er dus omzet geregistreerd. De factuur kan dan later niet meer gewijzigd worden. Nadat je klikt op Factuur versturen kun je ervoor kiezen om de factuur te downloaden (in pdf) of direct per e-mail te versturen. Kies je voor het laatste? Dan kun je eventueel nog een bijlage aan de mail toevoegen en de e-mailtekst aanpassen. Bon voyage!

 

Het versturen van credit facturen

Een creditfactuur verstuur je wanneer je bijvoorbeeld een foutieve factuur naar je klant gestuurd hebt, of wanneer je een gedeelte van een andere factuur moet crediteren. Het gemakkelijkst is om dit direct vanuit het archief te doen. Hoe je dat doet lees je hier. Wat belangrijk is om te weten bij het versturen van een credit factuur: Let op dat bovenin het scherm het veld ‘Credit’ geselecteerd is in plaats van ‘Standaard’. En als je de factuur gaat opmaken, zorg er dan voor dat je ALLE negatieve bedragen ook daadwerkelijk met een – teken ervoor invult.

2222