Horeca ondernemer vs administratie

“Een goed horeca bedrijf kent altijd strijd tussen het operationele team en de accountants”. Ik hoor t m’n zus nog zeggen 2 weken geleden, ze werkt voor het meest prestigieuze hotel van Barcelona. Waarop mijn reactie was: “ja lekker dan, ik ben in m’n eentje!”

De seats2meet.com formule

Zo’n 4 maanden geleden ben ik Berlage meet and workspace gestart in de Beurs van Berlage, onder de vleugel van de Seats2meet.com formule. Met als kloppend hart een flexwerklounge waar ZZP’ers, freelancers, werknomaden van grote corporates en eigenlijk alles er tussenin samen komt werken, ontmoeten en kennisdeling. In onze lounge betaal je dan ook niet met geld, maar met sociaal kapitaal.

Vanuit deze geweldige plek (waar dagelijks ontzettend veel nieuwe waarde wordt gemaakt door al deze mensen, wat weer voor een giga word-of-mouth zorgt) beweeg je door naar een vaste maar gedeelde werkplek per maand, een eigen kantoor of een van onze vergaderruimtes. En dat is in de Beurs heel gaaf, recht tegenover Amsterdam CS, met ruimtes die al 110 jaar in dezelfde staat zijn behouden.

En dat gaat hard. Ik verwachtte al een leuke aanloop, maar het aantal flexwerkers groeit snel tot onze max. capaciteit, de kantoren zitten vol, vergaderingen worden veel geboekt en we organiseren zelfs regelmatig events in onze lounge. Een geweldig voorbeeld is het KIJKlive! event, waarbij KIJK! magazine eens anders met haar content omging, en in plaats van de auteurs te laten schrijven, ze op een podium plaatste.

Boekhouding in Excel en bij IBEO

Met mijn stagiaire is het amper bij te benen, en daarnaast doe ik mijn administratie zelf. Althans, ik heb een eigen boekhouding naast die van IBEO lopen in een haperende complexe excel setup, zodat ik 16 keer per dag mezelf wantrouwend kan zien hoe we er voor staan, en of we nog nieuwe borden kunnen kopen. Het komt neer op de euro in zo’n opstart, en alhoewel we ontzettend goed gaan blijft me altijd bij dat 80% van de ondernemers faalt door een tekort aan controle en inzicht in de cashflow. De excel gaat echter heel snel de deur uit, zodra ik mijn forecast in het IBEO systeem heb kunnen verwerken. Helaas begin je een businessplan nog steeds met een eigen 5-jarige forecast, waarin het in de eerste maanden simpel vergelijken is. En de stomme fout om niet direct die forecast in IBEO te plaatsen achtervolgt me nu in mijn tijdrovende systeem.

Het gevecht tussen operatie en administratie is simpel. ‘Ik wil een mooiere lunch neerzetten, en we hebben een extra beamer nodig’ vs. ‘Die lunch is prima zo, en die beamer gaat nog wel 2 weken mee’. De eeuwige strijd die menig horeca ondernemer bekend voor zal komen. En daarbij heb je niets aan een accountant of boekhouder die 1 keer per kwartaal je belastingaangifte opstuurt.

Geert en Sjoerd (plus de rest van het team) staan ALTIJD voor me klaar, dag en nacht. Vragen over personeel, investeringen, fiscale keuzes en het samen laten lopen van mijn verschillende reservering -en betalingssystemen zijn geen uitdaging, en ik weet altijd snel waar ik aan toe ben. Zodat ik weer 16 keer per dag mijn eigen excel setup kan controleren met mijn IBEO cijfers, omdat ik die eigenlijk veel meer vertrouw.