Klokkenluidersregeling

 

Algemeen

Ingevolge art. 32 van de Verordening accountantsorganisaties (VAO) dient IBEO Accountants B.V. te beschikken over een klokkenluidersregeling. Artikel 32 van de VAO luidt:

  1. De accountantsorganisatie heeft een regeling die waarborgt dat personen van buiten de accountantsorganisatie en bij haar verbonden personen zonder gevaar voor hun rechtspositie vermeende onregelmatigheden binnen of (mede) buiten de accountantsorganisatie aan de orde kunnen stellen. Deze regeling leidt ertoe dat klachten worden vastgelegd, vertrouwelijk en tijdig worden behandeld en dat de onregelmatigheden waarover wordt geklaagd, indien gegrond, tijdig worden afgehandeld door het nemen van passende maatregelen door de accountantsorganisatie.

 

  1. De in het eerste lid bedoelde regeling wordt in elk geval op de website van de accountantsorganisatie geplaatst. In geval een accountantsorganisatie niet over een website beschikt, verspreidt zij deze regeling op een andere wijze binnen de accountantsorganisatie en stuurt zij deze regeling desgevraagd toe aan personen buiten de accountantsorganisatie.

 

  1. Definities en reikwijdte

Melder:

Degene die, al dan niet in dienst van IBEO Accountants B.V. of werkzaamheden verricht voor IBEO Accountants B.V., een misstand onder deze regeling meldt.

 

Misstanden:

Hieronder worden in deze klokkenluidersregeling de volgende situaties verstaan:

  1. Handelingen die leiden tot strafbare feiten door IBEO Accountants B.V. of haar medewerkers.
  2. Alle werkelijke of vermoede andere overtredingen van externe wet- en regelgeving door IBEO Accountants B.V. of haar medewerkers.
  3. Alle werkelijke of vermoede overtredingen van interne regelgeving door IBEO Accountants B.V. of haar medewerkers.
  4. (dreigende) Intimidatie van medewerkers door collega’s dan wel leidinggevenden.
  5. (dreigende) Onrechtmatige vernietiging of manipulatie van gegevens of informatie.
  6. Verder alle situaties die naar de mening van een melder voor melding aan de vertrouwenspersoon in aanmerking komen.

 

Indien er sprake is van verschillen van inzicht, dan wel klachten over het optreden van de accountantsorganisatie dan wel haar medewerkers, kan ook gebruik worden gemaakt van deze klokkenluidersregeling in plaats van de elders op onze webpagina geplaatste klachtenregeling. Het verschil met de hiervoor genoemde regeling hangt samen met het feit dat gebruik van de klokkenluidersregeling altijd op basis van anonimiteit plaatsvindt.

 

  1. Procedure
  2. Indien sprake is van een situatie die onder de reikwijdte van deze klokkenluidersregeling valt, heeft de melder de mogelijkheid deze te melden aan de vertrouwenspersoon.
  3. De melding aan de vertrouwenspersoon vindt uitsluitend elektronisch plaats via vertrouwenspersoon@ibeo.nl
  4. Externe derden kunnen eveneens een melding verrichten via dit e-mailadres.
  5. De vertrouwenspersoon bevestigt de melding binnen 1 week aan de melder. De vertrouwenspersoon informeert de meld er tevens hoe en binnen welke termijn diens melding in behandeling zal worden genomen. Deze termijn bedraagt uiterlijk vier weken na de ontvangst van de melding.
  6. a) Indien sprake is van een situatie genoemd onder A en E, informeert de vertrouwenspersoon onmiddellijk de directie. De vertrouwenspersoon informeert hierover tevens de melder.
  7. b) Indien sprake is van een (dreigende) overtreding van interne of externe beroepsregelgeving informeert de vertrouwenspersoon de compliance officer.
  8. c) Bij het informeren van de directie en compliance officer als bedoeld in de punten 4a en 4b, maakt de vertrouwenspersoon de bron niet bekend.

 

  1. De vertrouwenspersoon informeert de melder uiterlijk na vier weken over de afhandeling van zijn melding en de maatregelen die zijn genomen. Indien deze termijn door onvoorziene omstandigheden niet kan worden gehaald, informeert de vertrouwenspersoon de meld er hierover en geeft hij aan op welke termijn de melder zal worden geïnformeerd over de afwerking van diens melding.
  2. Meldingen die betrekking hebben op een (dreigende) overtreding van interne of externe beroepsregelgeving worden in alle gevallen door de vertrouwenspersoon afgehandeld in overleg met de compliance officer met inachtneming van de vertrouwelijkheid.

 

  1. Vertrouwelijkheid

De melding, de correspondentie hierover en de behandeling geschieden onder volledige geheimhouding en vertrouwelijkheid, tenzij de melder de vertrouwenspersoon ontheft van zijn geheimhoudingsplicht.

De directie (of de vertrouwenspersoon) zorgt dat de melder die te goeder trouw en volgens onderhavige regeling een melding van een misstand heeft gedaan, op geen enkele wijze in zijn positie wordt benadeeld.

De directie van de accountantsorganisatie garandeert dat medewerkers die meldingen aan de vertrouwenspersoon doorgeven op grond van deze klokkenluidersregeling, dat de melding op geen enkele wijze van negatieve invloed zal zijn op zijn/haar functioneren binnen de accountantsorganisatie, dan wel zijn/haar carrière.

Indien een melder de melding op andere wijze dan overeenkomstig onderhavige regeling heeft gedaan dan wel rechtstreeks of via derden in de publiciteit brengt, kan hem dat mogelijk worden aangerekend.