Maandelijkse controle administratie

Voor onze klanten gaan wij vanaf maart 2015 de administrate per maand controleren. Waarom doen we dit? Uiteraard om onze dienstverlening naar een nog hoger niveau te tillen. Op deze manier kunnen wij beter garanderen dat de cijfers die onze klant ziet via Ezora up-to-date zijn en kunnen zij dus iedere maand opnieuw op actuele cijfers sturen. Een korte toelichting welke stappen wij maandelijks zullen nemen en wat de gevolgen hiervan zijn:

– Het aantal openstaande posten neemt af door maandelijkse verwerking van de bank:

Het principe van IBEO werkt zo: De klant levert facturen en bonnen aan. Deze worden ingeboekt door IBEO. Vervolgens worden de bankafschriften verwerkt en checkt IBEO of daarop betalingen langskomen van de eerder ingestuurde facturen. Als zo een betaling matcht met een ingestuurde factuur, dan strepen wij die tegen elkaar weg. Kunnen wij niet matchen, omdat de factuur nog niet geboekt is? Dan komt deze factuur bij de openstaande posten te staan. Wordt deze factuur daarna alsnog aangeleverd, maar niet via de openstaande posten module? Dan herkent het boekhoudsysteem dit niet vanzelf en zal de openstaande post dus toch open blijven staan. Door de bankafschriften per maand te verwerken verkleinen we de kans dat er een factuur wordt ingestuurd nadat de betaling van deze factuur middels de bankafschriften door IBEO is verwerkt.

– Wij lopen na de bankverwerking alle debiteuren en crediteuren na:

Dat wil zeggen dat wij controleren op aanwezigheid van eventuele dubbele facturen (denk bijvoorbeeld aan een per ongeluk ingestuurde pakbon EN factuur). Deze zullen we er dan direct uithalen. Maar we analyseren ook de tijd van openstaan. Staat een factuur al een tijdje open en zou deze logischerwijs al betaald moeten zijn? Dan zullen we de klant vragen wat de status hiervan is.

РWij lopen zelf Рook al heb jij niks opgelost Рde openstaande posten globaal na.

Het kan voorkomen dat wij de bank al verwerkt hebben en de klant toch vergeten is een bepaalde factuur in te sturen. Als de klant deze vervolgens alsnog instuurt, dan herkent het boekhoudsysteem zelf niet dat het hier gaat om een openstaande post. Wij zullen dus maandelijks kijken of er nog openstaande posten tussen staan, waarvan wij weten dat de factuur later alsnog is binnen gekomen. In dat geval matchen wij deze en zullen we de openstaande post uit de lijst verwijderen.

– Wij controleren of alle salarismutaties in de boekhouding staan.

De salarisadministratie wordt bij IBEO gevoerd in Nmbrs. Nmbrs is een online salarissysteem dat een koppeling heeft met Twinfield (het boekhoudsysteem waar wij mee werken). In principe stuurt Nmbrs maandelijks vanzelf de salarismutaties van de voorgaande maand door naar Twinfield. Maar, als er bijvoorbeeld correcties zijn geweest, dan doet Nmbrs dit niet. En dat is ook goed, want hiermee voorkomen zij dat er dubbele mutaties in de boekhouding terecht komen. Wij zullen dus maandelijks handmatig controleren of de mutaties correct zijn doorgeschoten. Zo niet? Dan doen we dat alsnog.

– Wij controleren of alle afschrijvingen juist geboekt zijn.

Heb je activa, dan worden deze maandelijks afgeschreven. Deze afschrijving boeken wij maandelijks voor je in. Let op! Ben je een nieuwe klant en hebben wij de definitieve jaarrekening van afgelopen jaar nog niet mogen ontvangen van jou of je vorige accountant? Dan kunnen we dus ook niet afschrijven op de activa die in deze jaarrekening staan. Later, als de jaarrekening wel wordt aangeleverd, zullen wij de afschrijvingen dan alsnog voor iedere maand inboeken.

– Wij controleren of de omzet volledig is.

Lever je je omzet aan via een CSV bestand? Factureer je met ons facturatiesysteem? Of gebruik je kassatellen.nl voor je kasboek? Dan controleren wij of alle mutaties bij ons zijn binnengekomen. Zo niet, dan zullen wij je vragen deze alsnog aan te leveren, zodat we weer compleet zijn!