Een eigen restaurant, café of hotel starten? Dan komt er in korte tijd veel op u af. U zoekt een geschikte locatie, regelt vergunningen, richt uw zaak in, stelt een team samen en zorgt dat alles klaarstaat voor de eerste gasten.
Afhankelijk van uw horecaconcept krijgt u bovendien te maken met verschillende regels en vergunningen. Denk bijvoorbeeld aan een exploitatievergunning, Alcoholwetvergunning, terrasvergunning en de HACCP-regels.
Tussen al die voorbereidingen is uw administratie misschien niet het eerste waar u aan denkt. Toch kunnen de financiële keuzes die u vóór de opening maakt later een groot verschil maken.
Met deze vijf tips legt u vanaf het begin een goede financiële basis voor uw horecabedrijf.
1. Kies een kassasysteem dat past bij uw horecazaak
Uw kassasysteem registreert veel meer dan alleen wat een gast afrekent. Een goed ingericht systeem geeft inzicht in uw omzet, productgroepen, betaalmethoden en btw.
Kijk daarom niet alleen naar gebruiksgemak, maar ook naar de mogelijkheden om uw kassasysteem te koppelen aan uw boekhouding, betaalprovider, reserveringssysteem of andere software die u gebruikt.
Let vooral goed op de inrichting van de btw-tarieven. In 2026 geldt in de horeca in principe 9% btw voor eten en niet-alcoholhoudende dranken en 21% voor alcoholhoudende dranken.
Heeft u een hotel? Dan is er sinds 1 januari 2026 een belangrijke verandering. Het btw-tarief voor logies is verhoogd van 9% naar 21%. Voor afzonderlijk aangeboden diensten, zoals ontbijt, kan nog steeds een ander tarief gelden.
Een fout in de inrichting van uw kassasysteem werkt door in honderden of duizenden transacties. Het is daarom verstandig om de instellingen vanaf de start goed te controleren.
2. Denk na over uw btw-aangiftetijdvak
Nog voordat de eerste gast binnenstapt, heeft u waarschijnlijk al flink geïnvesteerd. Denk aan de verbouwing, keukenapparatuur, meubilair, voorraad, advieskosten en andere uitgaven rondom de opening.
Bent u ondernemer voor de btw en voldoet u aan de voorwaarden? Dan kunt u de btw op zakelijke kosten in veel gevallen als voorbelasting aftrekken. Dat kan ook gelden voor kosten die u al in de aanloopfase van uw onderneming heeft gemaakt.
De meeste ondernemers doen per kwartaal btw-aangifte. Verwacht u in de opstartfase veel btw terug te krijgen? Dan kan een maandelijkse btw-aangifte interessant zijn voor uw liquiditeit.
U kunt de Belastingdienst schriftelijk verzoeken om uw aangiftetijdvak te wijzigen naar maandaangifte. Houd er rekening mee dat de Belastingdienst hierover beslist en dat de wijziging ingaat bij het begin van een nieuw aangiftetijdvak.
Bespreek daarom vooraf met uw horeca accountant wat in uw situatie verstandig is. Sneller btw terugkrijgen kan prettig zijn voor uw cashflow, maar maandelijks aangifte doen betekent ook dat uw administratie iedere maand op orde moet zijn.
3. Houd uw aanloopkosten vanaf dag één goed bij
Een veelgemaakte fout bij starters is dat de administratie pas serieus begint zodra de deuren opengaan. Voor de Belastingdienst kan uw onderneming financieel gezien al eerder beginnen.
Zakelijke kosten die u maakt met de duidelijke bedoeling om een onderneming te starten, kunnen onder voorwaarden aftrekbaar zijn. Ook de btw op bepaalde zakelijke kosten uit de aanloopfase kan onder voorwaarden als voorbelasting worden afgetrokken.
Bewaar daarom vanaf het begin uw facturen en bonnetjes en zorg dat duidelijk is welke uitgaven zakelijk zijn.
Denk bijvoorbeeld aan advieskosten, bepaalde vergunningen, marketing, software en kosten voor de inrichting van uw zaak.
Niet iedere uitgave mag direct volledig van de winst worden afgetrokken. Grotere investeringen die meerdere jaren meegaan, moeten bijvoorbeeld vaak over meerdere jaren worden afgeschreven. Ook gelden voor sommige soorten kosten beperkingen.
Een goede horeca boekhouding begint daarom niet op de openingsdag, maar op het moment dat u serieus begint met investeren in uw onderneming.
4. Regel uw personeel en salarisadministratie op tijd
Voor veel restaurants, cafés en hotels is personeel vanaf de eerste dag essentieel. Dat betekent dat u vooraf moet nadenken over contracten, roosters, loonkosten en salarisadministratie.
Neemt u voor het eerst personeel in dienst? Dan moet u zich bij de Belastingdienst aanmelden als werkgever. Vervolgens ontvangt u onder andere een loonheffingennummer, dat u nodig heeft voor de aangifte loonheffingen.
Volgens de Belastingdienst ontvangt u het loonheffingennummer na aanmelding meestal binnen ongeveer een week. Wacht desondanks niet tot de dag voor de opening met het regelen van uw horeca-salarisadministratie.
Denk daarnaast verder dan alleen het brutoloon. Personeel brengt ook werkgeverslasten, vakantiegeld, pensioenverplichtingen waar van toepassing, ziekteverzuim en andere kosten met zich mee.
Maak daarom vooraf een realistische personeelsbegroting. Hoeveel mensen heeft u nodig bij verschillende omzetniveaus? Wat gebeurt er met uw personeelskosten tijdens rustige maanden? En hoeveel ruimte heeft u als de omzet in de eerste maanden lager uitvalt dan verwacht?
Juist in de horeca kan een goede personeelsplanning een groot verschil maken voor uw marge.
5. Zorg dat u uw cijfers vanaf de eerste maand begrijpt
Een volle zaak betekent niet automatisch een gezond bedrijf.
In de horeca zijn marges cruciaal. Uw omzet kan er prima uitzien, terwijl stijgende inkoopkosten, te hoge personeelskosten of verspilling ervoor zorgen dat er onderaan de streep weinig overblijft.
Daarom wilt u niet pas bij de jaarrekening ontdekken hoe uw onderneming ervoor staat.
Zorg ervoor dat de boekhouding van uw restaurant, café of hotel maandelijks wordt bijgewerkt en dat u beschikt over rapportages die u daadwerkelijk kunt gebruiken.
Kijk bijvoorbeeld regelmatig naar uw omzet, brutomarge, inkooppercentage, personeelskosten, vaste lasten, cashflow en resultaat.
De cijfers zijn vooral waardevol wanneer u ze gebruikt om beslissingen te nemen. Misschien moet een gerecht opnieuw worden gecalculeerd, zijn er bepaalde uren structureel te ruim ingepland of stijgt de inkoopprijs zonder dat uw verkoopprijs meebeweegt.
Met actuele cijfers kunt u eerder bijsturen.
Een goede start begint met goede cijfers
Een horecabedrijf starten vraagt om veel beslissingen tegelijk. Uw administratie hoeft daar geen extra hoofdpijn bij te veroorzaken.
Met een goed kassasysteem, een passende btw-structuur, een complete administratie van uw aanloopkosten, goed ingerichte salarisadministratie en maandelijks inzicht in uw cijfers legt u een veel sterkere basis voor uw onderneming.
IBEO is een horeca-accountantskantoor gespecialiseerd in accounting en boekhouding voor restaurants, hotels en cafés. Als uw horeca-accountant helpen we niet alleen om uw administratie op orde te houden, maar vooral om te begrijpen wat uw cijfers betekenen voor uw bedrijf.
Start u binnenkort een restaurant, hotel of café en wilt u uw financiële administratie vanaf het begin goed inrichten? Neem gerust contact met ons op.
