Accountantskantoor of administratiekantoor: wat is het verschil?

Accountantskantoor, administratiekantoor of boekhoudkantoor? Als ondernemer komt u deze termen regelmatig tegen. De dienstverlening kan behoorlijk op elkaar lijken, maar er zijn wel degelijk belangrijke verschillen. Alle drie kunnen ze u bijvoorbeeld ondersteunen bij uw financiële administratie. Het belangrijkste verschil zit niet simpelweg in wie uw facturen verwerkt, maar in de professionele status, verantwoordelijkheden en diensten die een kantoor kan aanbieden. Dus wat heeft uw onderneming nodig?

Wat doet een administratiekantoor of boekhoudkantoor?

Een administratiekantoor of boekhoudkantoor richt zich meestal op de dagelijkse financiële administratie van ondernemers. Denk bijvoorbeeld aan het verwerken van inkoop- en verkoopfacturen, het bijhouden van transacties, het voorbereiden van btw-aangiften en andere administratieve werkzaamheden. De benamingen boekhouder en administratiekantoor zijn niet op dezelfde manier wettelijk beschermd als de accountantstitel. Dat betekent dat het extra belangrijk is om te kijken naar de ervaring, kennis, werkwijze en kwaliteit van het kantoor waarmee u wilt samenwerken. Voor een relatief eenvoudige administratie kan een goed boekhoud- of administratiekantoor prima aansluiten bij wat een ondernemer nodig heeft.

Wat is een accountantskantoor?

De term accountant is in Nederland wettelijk beschermd. Alleen professionals die in het accountantsregister van de Koninklijke Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA) staan ingeschreven, mogen de accountantstitel voeren. Nederland kent twee accountantstitels: AA, Accountant-Administratieconsulent, en RA, Registeraccountant. Ook het gebruik van de benaming accountantskantoor valt onder de bescherming van de accountantstitel. Een onderneming zonder een accountant die gerechtigd is deze titel te voeren, kan zich dus niet zomaar als accountantskantoor presenteren. Accountants vallen bovendien onder professionele gedrags- en beroepsregels en tuchtrecht.

Doen een accountantskantoor en administratiekantoor hetzelfde werk?

Voor een deel wel. Zowel een accountantskantoor als een administratiekantoor kan ondernemers helpen bij veel dagelijkse financiële werkzaamheden. Denk aan boekhouding, financiële administratie en ondersteuning rondom belastingaangiften. Daarom merkt u als ondernemer bij sommige dagelijkse werkzaamheden misschien weinig verschil. Het verschil wordt belangrijker wanneer u accountantsdiensten nodig heeft waarvoor specifieke professionele standaarden gelden. Een accountant kan bijvoorbeeld een samenstellingsopdracht uitvoeren en daarbij een samenstellingsverklaring afgeven. Hierbij helpt de accountant bij het opstellen van financiële informatie, meestal de jaarrekening, op basis van de informatie die de ondernemer aanlevert. Een samenstellingsverklaring is overigens niet hetzelfde als een controleverklaring. Bij een wettelijke controle gelden aanzienlijk uitgebreidere eisen.

Betekent een accountantskantoor automatisch betere kwaliteit?

Niet per definitie. Dat zouden we niet meer zo stellen als in het oorspronkelijke artikel. De accountantstitel geeft wel belangrijke waarborgen. Accountants hebben een uitgebreide opleiding en praktijkopleiding gevolgd, staan ingeschreven bij de NBA en moeten zich houden aan professionele gedrags- en beroepsregels. Ook bestaat er toezicht op de kwaliteit van de beroepsuitoefening. Maar dat betekent niet automatisch dat ieder accountantskantoor voor iedere ondernemer beter is dan ieder administratiekantoor. Voor u als ondernemer gaat het uiteindelijk om de combinatie van vakkennis, ervaring, bereikbaarheid, actuele administratie, relevante rapportages en kennis van uw branche.

Welk kantoor past bij uw onderneming?

Begin daarom niet met de vraag welke titel het kantoor heeft, maar met wat u daadwerkelijk nodig heeft. Heeft u een relatief eenvoudige administratie en zoekt u voornamelijk iemand die uw boekhouding bijhoudt? Dan kan een administratiekantoor of boekhoudkantoor voldoende zijn. Heeft u daarnaast behoefte aan een accountant die bijvoorbeeld een samenstellingsopdracht kan uitvoeren, financiële rapportages kan verzorgen of u kan ondersteunen bij complexere financiële vraagstukken? Dan kan een accountantskantoor beter aansluiten. Voor sommige ondernemingen gelden bovendien wettelijke controleverplichtingen. Voor wettelijke controles gelden aanvullende eisen en is onder andere een accountantsorganisatie met de juiste Wta-vergunning nodig.

Voor horeca telt branchekennis mee

Voor een restaurant, hotel of café is er nog een andere factor die minstens zo belangrijk is: begrijpt uw financiële partner de horeca? Horeca heeft zijn eigen financiële uitdagingen. Omzet kan sterk fluctueren, personeelskosten spelen een grote rol, inkoopprijzen veranderen en kleine verschillen in marges kunnen aan het einde van het jaar een groot effect hebben. Daarom kijkt een goede hospitality accountant verder dan alleen of de administratie correct is verwerkt. Goede restaurant bookkeeping, hotel bookkeeping of café bookkeeping moet u ook helpen om vragen te beantwoorden zoals: hoe ontwikkelt mijn brutomarge zich? Hoe verhouden mijn personeelskosten zich tot mijn omzet? Waar loopt mijn cashflow vast? En welke kosten stijgen sneller dan mijn omzet? Dat zijn de cijfers waarmee u daadwerkelijk kunt sturen.

Wat kunt u van IBEO verwachten?

IBEO combineert accounting en bookkeeping met specifieke kennis van de hospitalitysector. Afhankelijk van het pakket wordt uw administratie maandelijks of wekelijks verwerkt en krijgt u toegang tot rapportages en een dashboard. Daarnaast kan IBEO ondersteunen met onder andere hospitality payroll administration, financiële begeleiding en andere administratieve werkzaamheden. We werken met vaste maandelijkse pakketten, zodat vooraf duidelijk is welke ondersteuning bij uw onderneming past. Zo gaat de keuze uiteindelijk niet alleen over accountantskantoor of administratiekantoor. Het gaat vooral om de vraag of uw financiële partner begrijpt wat uw onderneming nodig heeft.

Heeft u een restaurant, hotel of café en zoekt u een accounting firm die de horeca begrijpt? Neem contact op met IBEO en ontdek welke ondersteuning bij uw onderneming past..