Loonstrook controleren voordat je een run aanvraagt

Wanneer je klaar bent om een run aan te vragen, is het zaak dat je altijd eerst zelf de loonstroken van de betreffende maand controleert. Dit doe je door in het menu aan de linkerzijde op de medewerker te klikken en vervolgens op het menu ‘Loonstroken’. Daar zie je de pro-forma loonstrook van de huidige maand. Controleer voor iedere medewerker of deze juist is. Is de loonstrook in jouw ogen correct? Dan ben je klaar om de run aan te vragen.

 

Een salarisrun aanvragen

Als je denkt dat alle gegevens juist staan, alle medewerkers zijn ingevoerd en alle gewerkte uren en dagen van de oproepkrachten zijn doorgegeven ben je klaar om de run aan te vragen. Dit doe je door in het menu ‘start’ te gaan naar het menu ‘Run aanvraag’. Hier vind je een groene knop ‘Run aanvraag’. Door op deze knop te klikken wordt er automatisch een e-mail naar onze salarisadministrateurs gestuurd. Zij weten dus dat de run gedraaid moet worden. Zij controleren nog een laatste keer de gegevens en draaien de run. Als dat gebeurd is ontvang je een e-mail met bevestiging. Let op: Wil je morgen betalen? Vraag dan vandaag de Run aan. Dan weet je zeker dat deze op tijd gedraaid is.

 

De salarisdocumenten raadplegen

Nadat de run gedraaid is worden de salarisdocumenten van die periode beschikbaar. Je vind de salarisdocumenten in het menu ‘start’  onder het menu ‘salarisdocumenten’. Bovenin dit menu zie je staan wat de meest recente run is en welke periode deze omvat. Daaronder staan de documenten behorende bij deze run. De betaallijst biedt een overzicht van alle te betalen salarissen voor deze run. Je kunt deze allemaal ineens betalen met behulp van het SEPA-bestand. Dit bestand download je door te klikken op SEPA. Vervolgens ga je naar je bank en upload je daar het SEPA-bestand. Let op: de meeste banken verwerken na 12.00 uur geen betaalbestanden meer. Houd hier dus rekening mee bij het tijdig aanvragen van je run. Verder vind je hier ook een kopie van alle loonstroken van de werknemers. Hebben deze medewerkers zelf ook een e-mailadres opgegeven? Dan ontvangen zij die zelf uiteraard ook digitaal. Ben je op zoek naar de documenten van eerdere run? Dan klik je rechtsonder in het menu op ‘meer…’.

 

Loonaangifte betalen

Als werkgever ben je ook verplicht om iedere periode de loonaangifte te betalen aan de belastingdienst. Let op: Je betaald altijd de aangifte over de vorige periode. Bijvoorbeeld: Voor het einde van februari moet je de loonaangifte van januari betaald hebben (en dat betekent dat het geld op de rekening moet staan van de belastingdienst). Wanneer de loonaangifte klaar is vind je deze in het menu ‘start’  onder het menu ‘Loonaangifte’. Let voordat je de aangifte opent goed op dat je het juiste tijdvak neemt. Na het openen verschijnt een popup. Daarin staat onderin het te betalen bedrag en bovenin het betalingskenmerk dat je bij overmaken naar de belastingdienst mee moet geven.

Gewerkte uren en dagen van medewerkers doorgeven

In het menu ‘snelinvoer’ kun je bijvoorbeeld gewerkte dagen en uren van je medewerkers doorgeven, maar ook bijvoorbeeld een reiskostenvergoeding of bonus. Je opent dit menu door in het menu ‘snelinvoer’ te klikken op hetgeen je in wilt voeren. Vervolgens verschijnt er een popup waarin je de gegevens in kunt vullen. Wanneer je klaar bent klik je rechtsonder op de knop ‘Opslaan en sluiten’. De gegevens staan nu in het systeem. Je kunt deze later nog wijzigen door opnieuw naar snelinvoer te gaan, maar let op: Wanneer wij de run gedraaid hebben kun je deze gegevens niet meer wijzigen.

 

Een nieuwe medewerker in laten voeren

Om een nieuwe medewerker aan te melden stuur je het daarvoor bestemde Excel formulier in. Deze mag je sturen naar geertensjoerd@ibeo.nl t.a.v. de salarisadministratie. Belangrijk is dat je dit formulier samen met een kopie ID, kopie loonbelastingverklaring van de werknemer en kopie contract  in 1 e-mail opstuurt. Zo weten wij zeker welke documenten bij elkaar horen en kunnen ze niet verloren gaan. Let op: jij bent als werkgever verantwoordelijk voor het vaststellen van de identiteit van jouw werknemer. Zorg er dus voor dat je dit doet op basis van een geldig ID (geen rijbewijs). Kijk voor handige tips op weethoehetzit.nl.

Geen video beschikbaar

 

Min- en over- of meeruren in de horeca

In de horeca wordt vaak met min- en over- of meeruren gewerkt. Deze uren zal je per medewerker goed moeten bijhouden. Zo kan het zijn dat een medewerker met een contract voor 38 uur per week in de zomermaanden 45 uur per week werkt en in de wintermaanden 30 uur. De uren die de medewerker bovenop de 38 uur per week werkt in de zomer en de uren die de medewerker minder werkt in de winter zal je moeten bijhouden. Zo weet je bijvoorbeeld als de medewerker met ontslag gaat of hij/zij nog minuren heeft staan.

Geen video beschikbaar

Je weg vinden op het IBEO Dashboard

Na het inloggen kom je op het startscherm van je dashboard. Vanuit hier kun je verschillende kanten op. Linksboven vind je belangrijke mededelingen van IBEO. Middels deze mededelingen zullen wij je op de hoogte houden van belangrijke zaken die spelen rondom de administratie. Daaronder kun je ons vragen stellen. De vragen komen binnen bij geertensjoerd@ibeo.nl. Iedere maandag verwerken wij jouw administratie. Komen daar openstaande posten uit, dan zullen die op dinsdag zichtbaar worden. Rechtsboven vind je het aantal openstaande posten. Is de smiley groen en lacht deze? Dan ben je goed bezig. Is hij rood en kijkt hij wat minder blij? Dan moet je nog even aan de bak! Door op de tekst te klikken ga je naar de module Openstaand. En krijg jij van IBEO net zo’n blij gevoel als wij en vind je dat al jouw collega ondernemers ook een abonnement bij IBEO verdienen? Geef ze dan op (linksonder in het scherm), zodat wij ook hen kunnen overtuigen met ons te gaan werken. Worden deze vrienden klant? Dan is jouw eerstvolgende maand bij IBEO helemaal gratis! Voor de snelle rekenaar: breng je in een jaar tijd 12 klanten aan? Dan is het hele jaar gratis en krijg je er van ons een mooie fles bubbels bij cadeau! 🙂

 

Direct vanuit het dashboard inloggen bij al je systemen

Zoals je weet maken wij gebruik van mooie software van derde partijen. Natuurlijk heb jij weinig zin om alle gebruikersnamen en wachtwoorden voor deze systemen te onthouden. Daarom hebben wij Single Sign-on’s gemaakt. Door aan de rechterkant op de knoppen met logo’s van onze leveranciers te klikken log je direct in bij het betreffende systeem. Ook IBEO factureren benader je via deze weg (de knop met het oranje, papieren vliegtuigje). En heb je zelf meerdere bedrijven bij ons ondergebracht? Dan kun je door rechtsboven op de instellingen knop te klikken direct wisselen tussen jouw eigen bedrijven.

Heb je een medewerker die declaraties in mag dienen? Betaalt deze medewerker de aankopen dan in eerste instantie uit eigen zak en betaal jij die later als werkgever terug? Stuur dan een mail naar geertensjoerd@ibeo.nl om welke medewerker het gaat en laat ons een gebruiker voor deze medewerker aanmaken. De medewerker kan vervolgens de IBEO app downloaden en inloggen met de gegevens die wij naar hem / haar toe zullen sturen. De medewerker kan alleen bonnen indienen, verder niets. Hij / zij kan ook alleen zijn of haar eigen bonnen terugkijken. Let op: Gaat de medewerker uitdienst? Vergeet dan niet aan ons door te geven dat we deze gebruiker op inactief zetten.

Gedeclareerde bonnen verwerken in een declaratieformulier

Nadat jouw medewerker een bon heeft ingediend kun jij deze goedkeuren. IBEO zal de ingediende bonnen niet verwerken en dus niet opnemen inde administratie voordat jij deze hebt goedgekeurd. Om een of meerdere bonnen goed te keuren maak je een declaratieformulier aan. In Receipt Bank heet dit een ‘Expense report’. Dit doe je door na het inloggen bij Receipt Bank naar de tab ‘inbox’ te gaan. Daar kun je de kolom ‘user’  sorteren op alfabetische volgorde, zodat je alle bonnen van een bepaalde medewerker bij elkaar ziet staan. Je kunt nu van een of meerdere bonnen een expense report opmaken. Dit doe je door de bonnen te selecteren en vervolgens op de knop ‘Add to expense report’ te klikken. Hier vul je de naam van de werknemer in en de datum waarop je de declaratie terugbetaalt aan de werknemer. De eerstvolgende maandag zullen wij deze verwerken. Voor een strakke administratie betaal je het gemaakte declaratieformulier uit op de datum die je hier hebt opgegeven.

 

Reeds gemaakte declaratieformulieren terugvinden

Nadat je een declaratieformulier hebt aangemaakt zal deze in de inbox blijven staan. Deze moet namelijk eerst nog door IBEO verwerkt worden. Nadat wij deze hebben verwerkt verhuist het formulier naar het archief. In het archief vindt je declaratieformulieren snel terug door onder de zoekbalk op ‘Advanced’ te klikken. Daar zet je bij ‘Item Type’ het filter ‘Expense report’ aan. Nu zie je alleen de expense reports. Door erop te klikken kun je het formulier openen en zie je welke bonnen erbij horen.

Hoe werkt de openstaande posten module

Iedere week op maandag worden jouw facturen verwerkt. Daarna worden jouw bankafschriften van die week verwerkt. Alle zaken die wij op de bank tegenkomen waarvan wij niet direct weten wat er mee moet gebeuren, zetten wij op openstaand. Dit kunnen facturen zijn die je nog niet hebt aangeleverd (of eerst betaald en pas daarna aangeleverd), maar ook andere zaken. Op dinsdag, nadat de controle op het invoerwerk heeft plaatsgevonden, wordt de lijst met openstaande posten ge-update. Wanneer je openstaande posten verwerkt, heb je drie mogelijkheden: 1) privé; dit kies je in geval van een privé betaling / ontvangst (voor een BV is dit een RC) en bij een vennootschap selecteer je ook de juiste vennoot. 2) anders; dit kies je wanneer het geen ontbrekende factuur betreft. In de omschrijving geef je aan waar het bedrag betrekking op heeft en waar nodig kun je een bestand uploaden ter ondersteuning, bijvoorbeeld een leningovereenkomst wanneer het gaat om een aflossing van een bepaalde lening. 3) factuur; hier kun je ontbrekende facturen uploaden.

Een nieuwe periodieke factuur aanmaken

Kies in het dropdown menu voor ‘nieuw’. Je kunt nu een nieuwe factuur aanmaken. Zet de slider bovenin het scherm op ‘periodiek’. Maak de factuur op zoals bij een eenmalige factuur, maar let op; wanneer je de factuurdetails gaat wijzigen zul je zien dat er andere gegevens in de popup staan. Allereerst selecteer je de startdatum. Dat is de datum waarop de eerste factuur verstuurd moet worden. Vink het veld ‘Altijd de laatste dag van de maand selecteren’  aan, wanneer je als startdatum bijvoorbeeld de 30e of 31e van de maand invult en je wilt dat vanaf dat moment iedere maand op de laatste dag van de maand de factuur eruit gaat (dus de ene maand op de 30e, de andere op de 31e). Vul de overige details in en selecteer als laatste of je wilt dat het systeem na aanmaken van de factuur deze direct verstuurt of eerst opslaat als concept. Op het moment dat het systeem dan de eerstvolgende factuur aanmaakt, kan het systeem deze dus direct naar de klant mailen (daar merk jij niks van) of opslaan in jouw overzicht ‘concepten’. Let op: wanneer je voor het laatste kiest, moet je de factuur dus ZELF nog aan je klant versturen, nadat deze is aangemaakt.

Periodieke facturen beheren

Ga naar het menu ‘periodiek’. Hier kun je alle facturen terugvinden die nog gepland staan om in de toekomst verstuurd te worden. Je kunt ervoor kiezen om ze per stuk te verwijderen (dit doe je door aan de rechterzijde op de drie bolletjes te klikken) of juist een aantal tegelijk. Dit doe je door een aantal facturen aan te vinken en vervolgens op de rode knop bovenin het scherm ‘verwijderen’  te klikken. Heb je een factuur aangemaakt die wel verstuurd moet blijven worden, maar waar bijvoorbeeld de frequentie van wijzigt? Dan kies je voor ‘wijzigen’  in het dropdown menu dat verschijnt na het klikken op de drie bolletjes.

Een concept factuur maken

Een concept factuur is eigenlijk een gewone factuur die nog niet verstuurd is. Je maakt een concept factuur aan door in het dropdown menu voor ‘nieuw’ te kiezen. Hier maak je een factuur op en nadat je klaar bent klik je rechtsboven op de knop ‘factuur afronden’. Nu kun je kiezen voor ‘factuur opslaan’. Als je klikt op factuur opslaan wordt de factuur dus NIET naar de klant verstuurd en ook NIET geboekt in de administratie. De factuur kun je nu terugvinden in het menu ‘concepten’. Vanuit daar kun je de factuur op een later moment versturen.

 

Concept facturen beheren

Ga naar het menu ‘concepten’. Hier vind je alle facturen terug die je op een eerder moment gemaakt hebt, maar nog niet naar de klanten hebt verstuurd. Achter de factuurgegevens aan de rechterzijde in het overzicht vind je de kolom ‘acties’. Door op de drie bolletjes te klikken verschijnt er een popup. In deze popup kun je de keuze maken uit 1) versturen; de factuur wordt dan direct aan de klant gemaild met als factuurdatum de dag van vandaag, 2) wijzigen; nu opent de factuur en kun je er zaken in aanpassen om deze vervolgens alsnog te versturen of opnieuw op te slaan en 3) verwijderen; hiermee haal je de factuur uit het systeem. Door aan de linkerzijde van het overzicht verschillende facturen tegelijk aan te vinken kun je eventueel ook bulkacties uitvoeren. Hiervoor vind je de knoppen bovenin het scherm. Deze knoppen lichten op, wanneer je meerdere facturen selecteert. Let op! Bij het uitvoeren van bulkacties is er geen weg meer terug. Wanneer je bevestigt wordt de opdracht uitgevoerd. Alle geselecteerde facturen zullen dus worden verstuurd, dan wel verwijderd.

Wanneer je een eenmalige factuur wilt gaan versturen kies je linksboven in het dropdown menu voor ‘Nieuw’. Standaard staan de instellingen klaar voor het aanmaken van een eenmalige factuur. De factuur die je opmaakt kun je later direct versturen of opslaan.

Klant en factuurdetails instellen

Heb je al een klant aangemaakt? Dan kun je deze selecteren door in het veld ‘Selecteer een klant’ de naam van deze klant te typen. Betreft het een nieuwe klant? Dan kun je naast dit veld op het groene knopje klikken. Je kunt nu een nieuwe klant aanmaken. Overzicht over je klanten? Dat vind je in het menu ‘Klanten’, meer informatie daarover vind je hier. Nadat je de klant geselecteerd hebt stel je de factuurdetails in, dit doe je door naast de balk met details (factuurnummer, factuurdatum, vervaldatum) op het potlood te klikken. Hier geef je de factuurdatum aan en de betalingstermijn van de factuur. Dit is de termijn waarin jouw klanten de factuur moeten betalen. Dit komt standaard ook in de footer te staan. Een factuur kan in het Nederlands en Engels opgemaakt worden. De taal waarin de factuur wordt opgemaakt selecteer je hier ook.

 

Factuurgegevens invullen

Klik op de grijze tekst ‘Klik hier om factuurregels toe te voegen’. Hier geef je aan of je de gegevens op de factuur inclusief of exclusief btw in wilt vullen. Het systeem rekent zelf de tegengestelde bedragen in (vul je het inclusief in, dan zal het systeem zelf ook exclusief berekenen). Optioneel kun je een kortingspercentage invullen dat wordt toegepast op de gehele factuur. Mocht je hier een percentage invullen, dan hoef je daar zelf geen rekening mee te houden met het later invullen van de bedragen. Nadat jij de regels hebt ingevuld zal het systeem automatisch de korting berekenen en deze op de factuur zetten. Bij het invullen van de factuurregels selecteer je zelf de juiste BTW codes. Twijfel je over de BTW? Neem dan contact met ons op, zodat we je kunnen helpen. De omzetgroep die je selecteert komt niet op de factuur te staan, maar is puur voor de verdeling van jouw omzet in de administratie. Dit verschaft jou een goed inzicht in je eigen cijfers. Mocht je een andere verdeling willen dan dat je nu hebt, neem dan contact met ons op. Als je klaar bent, klik je op de knop ‘Factuur afronden’. De factuur wordt nu verstuurd naar de administratie. Je kunt vervolgens kiezen of je de factuur wilt downloaden (zodat je deze zelf uit kunt printen) of direct wilt e-mailen naar je klant. Uiteraard kun je de factuur altijd later nog terug vinden in het archief en ook vanuit daar opnieuw downloaden of e-mailen.

 

Factuur afronden

Alle factuurregels ingevuld? Klaar om geld te verdienen? Dat is mooi, klik dan rechtsboven op de knop ‘Factuur afronden’. Je kunt nu de keuze maken tussen ‘Factuur opslaan’ en ‘Factuur versturen’. Als je kiest voor Factuur opslaan wordt de factuur opgeslagen onder concepten. Deze kun je dan op een later tijdstip nog wijzigen of versturen door linksboven in het dropdown menu voor ‘Concepten’ te kiezen. De factuur gaat dus nog niet naar de klant en wordt nog niet geboekt in de boekhouding. Kies je voor Factuur versturen, dan wordt de factuur juist wel geboekt in de boekhouding en wordt er dus omzet geregistreerd. De factuur kan dan later niet meer gewijzigd worden. Nadat je klikt op Factuur versturen kun je ervoor kiezen om de factuur te downloaden (in pdf) of direct per e-mail te versturen. Kies je voor het laatste? Dan kun je eventueel nog een bijlage aan de mail toevoegen en de e-mailtekst aanpassen. Bon voyage!

 

Het versturen van credit facturen

Een creditfactuur verstuur je wanneer je bijvoorbeeld een foutieve factuur naar je klant gestuurd hebt, of wanneer je een gedeelte van een andere factuur moet crediteren. Het gemakkelijkst is om dit direct vanuit het archief te doen. Hoe je dat doet lees je hier. Wat belangrijk is om te weten bij het versturen van een credit factuur: Let op dat bovenin het scherm het veld ‘Credit’ geselecteerd is in plaats van ‘Standaard’. En als je de factuur gaat opmaken, zorg er dan voor dat je ALLE negatieve bedragen ook daadwerkelijk met een – teken ervoor invult.

2222

Het facturatiesysteem van IBEO is zo gemaakt dat jouw factuur altijd strak de deur uitgaat. Om jezelf veel tijd te besparen is het handig om het systeem van tevoren goed in te richten. Als je het voor gebruik namelijk goed instelt hoef je daar tijdens het maken en versturen van facturen niet meer naar om te kijken.

Logo en factuurgegevens

In IBEO factureren ga je linksboven in het dropdown menu naar ‘Instellingen’. Er verschijnt een popup. In deze popup kun je linksboven een logo uploaden. Dit doe je door in het grijze vlak te klikken of door een logo vanaf je computer in het vlak te slepen. Het logo wordt automatisch aangepast in formaat, zodat het mooi op de factuur komt te staan. Aan de rechterzijde vul je jouw eigen contactgegevens in. Deze komen als afzender op de factuur te staan. Mocht je van alle uitgaande mails (waarin jouw facturen verstuurd worden) een kopie willen ontvangen, vul dan je eigen e-mailadres in bij ‘Standaard cc adres’.

 

Footer en e-mailteksten

Bij de velden ‘Footer’ en ‘Standaard e-mailtekst’ staan standaard al teksten voor je ingevuld. Indien je niks wijzigt, zullen deze worden gebruikt op de factuur. De e-mailtekst kun je overigens ook nog eenmalig aanpassen voordat je een factuur verstuurt. Maar, als je het jezelf gemakkelijk wilt maken vul je hier één keer een tekst in die jij goed vindt. Door gebruik te maken van de ‘tags’ kun je variabelen toevoegen. Zo kun je bijvoorbeeld de tag {factuurnummer} gebruiken om het systeem standaard het correcte factuurnummer te laten invullen. Ga je bijvoorbeeld factuurnummer 101 uitsturen, dan zal het systeem in de e-mailtekst de tag {factuurnummer}  vervangen voor ‘101’.

Ezora is het systeem dat je inzicht geeft in je eigen cijfers. Ezora zit direct gekoppeld aan het boekhoudpakket waar wij mee werken, Twinfield. Alle administraties worden op maandag verwerkt en dat werk wordt op dinsdag door onze assistent accountants gecontroleerd. Na de controle synchroniseren zij de cijfers en is Ezora dus weer up-to-date.

Werkkapitaal dashboard

Dit rapport is niet standaard voor iedere klant beschikbaar. Is deze voor jou niet beschikbaar? Vraag ons dan of dit mogelijk is. Het Werkkapitaal dashboard vind je ook onder het menu ‘Financiële rapporten’. Het Werkkapitaal dashboard laat je zien hoeveel geld je op korte termijn nog moet betalen aan je leveranciers en – indien wij jouw debiteurenadministratie voeren – ook hoeveel geld je op korte termijn nog van je klanten zult ontvangen. Door op bijvoorbeeld ‘Crediteuren’ te klikken opent de lijst met alle openstaande facturen per leverancier.

 

Winst en verlies

Na het inloggen vind je links onder het menu ‘Financiele rapporten (uitgebreid)’. Daar kun je de Winst en verliesrekening bekijken waarin je bepaalde maanden met elkaar kunt vergelijken (vergelijking) of juist alle maanden naast elkaar kunt bekijken (jaaroverzicht). Vervolgens selecteer je bij ‘Rapport presentatie’ en ‘Datum’ wat je precies wilt zien en klik je op ‘Maak rapport’. Het rapport wordt zichtbaar aan de rechter zijde. Door op de verschillende omzet- en kostenregels te klikken kun je verder in detail treden. Kun je nier verder doorklikken? Dan klik je op het getal om vervolgens te kunnen zien welke facturen / bonnen aan het bedrag ten grondslag liggen. Nadat deze regel(s) verschijnen zie je aan het einde van de regel het icoon van een vergrootglas. Door op dit vergrootglas te klikken download je de achterliggende factuur / bon direct uit Receipt Bank.

Receipt Bank is het archief van al jouw inkoopdocumenten. Alle bonnen en facturen worden hierin bewaard. Je kunt ze hier zelf in terug vinden, maar je kunt ze ook direct vanuit Ezora benaderen door vanuit de Winst- en Verliesrekening door te klikken tot aan de gewenste factuur. Ezora haalt de betreffende factuur dan op uit Receipt Bank.

Documenten in de inbox

Wanneer je een document upload of instuurt per mail of de app, komt deze eerst in de Inbox te staan. De Inbox benader je door na het inloggen op het menu ‘inbox’ te klikken. In de inbox zie je alle documenten staan die al wel door jou zijn ingediend, maar nog niet door ons zijn verwerkt. Je kunt hier dus checken of de documenten die je hebt ingestuurd ook correct zijn aangekomen. Iedere week, op maandag, gaan wij deze inbox voor je verwerken. Onze vraag aan jou is dan ook om niks met deze documenten te doen. Zeker de documenten die in de tab ‘In processing’ staan verzoeken wij je om niet te openen. Als je dat doet onderbreek je namelijk het proces van herkenning van Receipt Bank.

 

Het archief

Het archief benader je simpelweg door na inloggen op het menu ‘archive’ te klikken. Je kunt zelf door het archief scrollen om een gewenst document erbij te zoeken, maar je kunt ze ook specifiek opzoeken. Als je de zoekfunctie gebruikt, zoekt deze standaard op de naam van de leverancier (supplier). Mocht je specifiek op bijvoorbeeld een bepaald bedrag of factuurnummer willen zoeken dan kan dat ook. Hiervoor klik je op ‘Advanced’ wat je net onder de zoekbalk ziet staan. Daar kun je vervolgens specifieke zoekacties opzetten.

Receipt Bank is het systeem waarmee IBEO de inkoop documenten verwerkt. Let op: dit systeem accepteert dus geen verkoopfacturen, salarismutaties, juridische documenten, etc. Het beste kun je de facturen en bonnen direct nadat je ze ontvangt naar Receipt Bank sturen. Dit is voor ons uiteraard prettig, maar het gaat jezelf ook tijd besparen. Alles wat je namelijk aanlevert voordat wij de bankafschriften verwerken (wekelijks op maandag), kan direct worden verwerkt en zorgt voor een schone administratie met voor jou een helder overzicht van openstaande facturen. Hieronder vind je de drie manieren van aanleveren waar IBEO en Receipt Bank mee werken. Heb je vragen? Neem dan contact met ons op.

Aanleveren via e-mail

Je kunt documenten rechtstreeks naar Receipt Bank sturen. Je hebt hiervoor een uniek e-mailadres bij Receipt Bank. Dit e-mailadres vind je door na inloggen te gaan naar het menu ‘Add items’. Binnen Add items ga je naar ‘Email’. Daar vind je dik gedrukt jouw e-mailadres. Naar dit e-mailadres mag je alleen documenten sturen met daarin één factuur. Pdf bestanden waar dus meerdere facturen van één pagina inzitten kun je niet via Email aanleveren. Let op: teksten / toelichting op de facturen in de e-mail zelf worden niet gelezen.

 

Aanleveren via de app

Voor zowel de iPhone (ios) en Android toestellen hebben wij een app beschikbaar. De app leent zich goed voor het doorsturen van kleine bonnetjes. Facturen op A4 formaat gelieve aan te leveren via Email of Upload. Dan zijn ze beter leesbaar en het is voor jezelf een stuk gemakkelijker. De app kun je installeren door hem te downloaden in de app stores van Apple en Google. Zoek naar de app ‘IBEO’ en je  zult de juiste vinden. Na het installeren log je in met de gegevens die wij je per e-mail toegestuurd hebben. Let op: alle bonnen die je met dit account aanlevert worden gezien als uitgaven met de zakelijke pinpas / creditcard of cash. Heb je iets voorgeschoten met je privé geld? Dan is dat een declaratie. Daarvoor dien je nog een account aan te maken. Hoe je dat doet, lees je hier.

 

Aanleveren via de upload functie

Facturen die je digitaal hebt kun je het snelst aanleveren via de upload functie in Receipt Bank. Deze vind je door inloggen te gaan naar het menu ‘Add items’ en vervolgens naar ‘Upload from computer’. Hier is het belangrijk dat je eerst nagaat wat voor document je wilt uploaden. Gaat het om een document met daarin één factuur (ongeacht het aantal pagina’s)? Dan kies je voor de optie ‘Single item in every file) en selecteer je de bestanden van je computer. Wil je een document uploaden waar meerdere facturen in staan (ze mogen dan wel allemaal slechts één pagina groot zijn)? Dan kies je voor de optie ‘Multiple items in PDF files’. Deze optie is handig wanneer je bijvoorbeeld een scan hebt gemaakt van een stapel facturen. Let op: Als er facturen bestaande uit meerdere pagina’s in zo een verzamel document zitten, dan gaat het niet goed en weet Receipt Bank niet welke pagina tot welke factuur behoort.